BASE DE DATOS

CONCEPTO:

Las bases de datos son programas que administran información y hacen más ordenada la información, aparte de hacerla fácil de buscar y por supuesto de encontrar. Las bases de datos tienen muchos usos: facilitan el almacenamiento de grandes cantidades de información; permiten la recuperación rápida y flexible de información, con ellas se puede organizar y reorganizar la información, así como imprimirla o distribuirla en formas diversas. Y deben cumplir las siguientes condiciones:

Modelar un aspecto del mundo real.

Propósito especifico

Conjunto de datos lógicamente coherentes con significado inherente.

Archivo de datos independientes sin redundancia.

Compartida entre usuarios, con propósitos diferentes.

ELEMENTOS:

Actualmente, en todos los quehaceres cotidianos se utiliza una base de datos: cajeros automáticos, catálogos de bibliotecas o librerías, páginas amarillas, listado de medicamentos, e incluso los mismos buscadores de Internet. Todo cuenta con una base de datos a la cual recurrir para consultar su información y mantenerla actualizada. Tradicionalmente, se suelen organizar según campos, registros o archivos.

CAMPO: unidad básica de una base de datos. Un campo puede ser, por ejemplo, el nombre de una persona. Los nombres de los campos, no pueden empezar con espacios en blanco y caracteres especiales. No pueden llevar puntos, ni signos de exclamación o corchetes. Si pueden tener espacios en blanco en el medio. La descripción de un campo, permite aclarar información referida a los nombres del campo. El tipo de campo, permite especificar el tipo de información que cargaremos en dicho campo.

REGISTRO: es una colección de campos relacionados que pueden tratarse como una única unidad por un programa de aplicación. Por ejemplo: un registro de empleados va contener campos como nombre, número de seguridad social, etc. es el conjunto de información referida a una misma persona u objeto. Un registro vendría a ser algo así como una ficha.

ARCHIVO: es una colección de registros similares. El archivo es tratado como una entidad individual por los usuarios y las aplicaciones y puede ser referenciada por el nombre. Los archivos tienen nombres únicos y pueden crearse y borrarse.

SISTEMA BASE DE DATOS:

Un sistema de base de datos incluye cuatro componentes principales: datos, hardware, software y usuarios.

Datos: la base de datos es una colección de datos almacenados, y en general es tanto integrada como compartida.

Hardware: se compone de los volúmenes de almacenamiento, donde reside la base de datos, junto con los dispositivos asociados.

Software: entre la base de datos física en si y los usuarios del sistema existe un nivel de software, que recibe el nombre de sistema de gestión de base de datos SGBD o motor de base de datos.

Usuarios: se consideran tres clases de usuarios: el desarrollador de aplicaciones, los usuarios finales y el administrador de la base de datos o DBA (Data Base Administrator)

DISEÑO:

Una base de datos relacional trabaja bajo el principio de tener datos relacionados unos con otros dentro de tablas. Los datos relacionados modelan una situación actual del negocio a través de un conjunto de datos llamados tablas, que pueden contener diferentes elementos o columnas. Estas columnas entonces son capaces de relacionar otras columnas en otras tablas.

Características de las Tablas:

Una tabla está formada por Filas y Columnas.

Las Filas son equivalentes a los Registros de un archivo clásico (contienen los valores de los objetos o entidades descritas).

Las Columnas son equivalentes a los Campos (que representan los atributos de los objetos o entidades descritas). El conjunto de valores que puede tomar un campo se llama dominio.

ARCHIVOS - TIPOS

Los archivos pueden clasificarse en cuatro tipos básicos que son: los archivos maestros, los archivos de transacciones, los archivos de control y los archivos de planeamiento. Esta clasificación dependerá de la relación lógica que tengan que tener los datos, para dar apoyo a la actividad de la organización.

Archivo Maestro: Un archivo maestro es un conjunto de registros que se refieren a algún aspecto importante de las actividades de una organización, como por ejemplo el archivo de VENDEDORES. Un archivo maestro también puede reflejar la historia de los eventos que afectan a una entidad determinada, como es en el caso de un archivo HISTÓRICO DE VENTAS. Otros ejemplos son los archivos maestros de: PLAN DE CUENTAS; BANCOS, NÓMINA DEL PERSONAL, CLIENTES, VENDEDORES, PRODUCTOS, PROVEEDORES, COMPETIDORES.

Archivo de Transacciones: Un archivo de transacciones es un archivo temporal que persigue básicamente dos propósitos; uno es el de acumular datos de eventos en el momento que ocurran, y el segundo propósito es el de actualizar los archivos maestros para reflejar los resultados de las transacciones actuales. En otras palabras, guardan información sobre los eventos que afectan a la organización y sobre los cuales se calculan datos; como es en el caso de los archivos de VENTAS, ORDENES DE PRODUCCIÓN o PAGO DE SALARIOS. Otros ejemplos de archivos de transacciones son los archivos de: REGISTROS CONTABLES, COSTOS, FACTURAS, PAGOS A RECIBIR, PROCESOS DE EXPORTACIÓN, CONSULTA DE CLIENTES, PEDIDOS DE CLIENTES Y PEDIDOS A PROVEEDORES.

Archivos de Control: Los archivos de control contienen datos de los archivos maestros y de transacciones, para permitir el análisis del desempeño de la organización. Estos archivos generan medidas de control de los negocios, como ser el VOLUMEN DE VENTA POR PRODUCTO, VOLUMEN DE VENTA POR VENDEDOR, VOLUMEN DE VENTA POR CLIENTE.

Archivo de Planteamiento: Los archivos de planeamiento, contienen datos referentes a los niveles esperados de los datos existentes en los archivos maestros y de transacciones; como por ejemplo: PROGRAMA DE VENTAS, PROGRAMA DE COMPRAS, PROGRAMA DE PRODUCCIÓN; PRESUPUESTO FINANCIERO. Por lo tanto los datos existentes en un archivo de planeamiento provienen de los archivos maestros, de transacciones y de control.

METODOS – ORGANIZACIÓN

La organización de los registros en los archivos se puede hacer de tres maneras diferentes:

Organización secuencial: En esta organización los registros se almacenan uno tras otro en un orden predeterminado. El orden lo determina su campo clave. Los registros deben ser ordenados de una forma específica para su almacenamiento, lo cual tiene su costo en tiempo. Tiene ventajas cuando se necesita acceso a la totalidad o una gran porción de registros, pero si se trata de ubicar un registro particular puede ser sumamente lento. Con este tipo de organización, para llegar al registro 6510, deben recorrerse uno a uno, los primeros 6509 registros anteriores empezando por el 0001.

Organización directa: Para esta organización, los registros no se almacenan uno tras otro, sino que se ubican en una dirección particular que está determinada por su campo clave. La dirección es establecida mediante programas que usan una técnica denominada cálculo de clave, que convierten el valor numérico del campo clave, en una dirección de almacenamiento particular. Los programas son usados también para la localización posterior de tales registros. Al usar organización directa de archivos pueden localizarse velozmente registros específicos. Por ejemplo, si se desean los datos de un carro particular en un archivo con los carros de una ciudad, puede obtenerse casi instantáneamente simplemente suministrando su placa. Sin embargo esta organización tiene como desventaja que requiere mayor espacio de almacenamiento en disco. Además, no es tan apta como la organización secuencial de archivos para llevar a cabo un gran número de actualizaciones o listar un gran número de registros.

CLAVE

CONCEPTO:

Una clave es una referencia que se utiliza para identificar los registros de forma única y está formada por uno o mas atributos (columnas) de los registros.

La Clave Primaria o principal es la que es mínima en cuanto al número de campos que la componen.

Es importante porque permite acceder a cada uno de los elementos de la B de D por direccionamiento asociativo mediante la combinación de tres factores:

El nombre de la Tabla.

La columna.

El valor de la clave.

ENTIDADES

CONCEPTO:

Son objetos de la realidad que se quieren representar, pueden ser una persona, un lugar o una idea envuelta en el flujo de proceso del negocio.

Pueden ser entidades fuertes o débiles. Las entidades débiles son aquellas que nacen a partir de las entidades fuertes.

Las entidades poseen propiedades o características que se representan por medio de los atributos. Los atributos pueden ser identificadores o descriptivos. Un atributo identificador es aquel que podría diferenciar una entidad de las demás, como por ejemplo la cedula o un código único. Y los atributos descriptivos son aquellos que representan una característica de la entidad que no la hace única dentro del conjunto de entidades, como por ejemplo el sexo o el nombre.

Los atributos tambien pueden ser obligatorios u opcionales. Los atributos obligatorios son aquellos que siempre deben tener un valor, mientras que los opcionales son aquellos que pueden o no contener valor. Los atributos identificadores son obligatorios.