CAPTURA DE DATOS PARA LA ENTRADA

CAPTURA DE DATOS PARA LA ENTRADA

Son métodos para la captura de datos que se ingresaran al sistema para su procesamiento. LINEAMIENTOS PARA LA CAPTURA DE DATOS: En este paso se escogen cuales datos deben ser capturados en la entrada. Existen dos tipos de datos que deben ser proporcionados como entradas cuando se procesan transacciones:
1. DATOS VARIABLES: Son aquellos datos que cambian para cada transacción por ejemplo el nombre de una persona.
2. DATOS DE IDENTFICACION: Es el dato que identifica en forma única el artículo que está siendo procesado. También es importante saber cuáles datos no deben ser proporcionados en la entrada los cuales son:
1. DATOS CONSTANTES: Son los datos que se repiten para varias transacciones por ejemplo la fecha.
2. DETALLES QUE EL SISTEMA PUEDE RECUPERAR: Son los datos almacenados que el sistema puede recuperar con facilidad y rapidez de sus archivos. 3. DETRALLES QUE EL SISTEMA PUEDE CALCULAR: Son los resultados que se pueden producir al pedir que el sistema utilice combinaciones de datos almacenados y proporcionados.
DISEÑO DE DOCUMENTOS FUENTE Los documentos fuente es la forma en que inicialmente se capturan los datos por ejemplo formularios. Para diseñar un documento fuente primero se debe decidir qué datos deben ser capturados. Una vez hecho esto se desarrolla el diseño del documento y también se deben incluir títulos que le indiquen al usuario como completar la información.
FORMA: La forma organiza el documento al colocar la información importante donde más llame la atención y establece la secuencia apropiada de datos.
TITULO Y CAPTURA DE DATOS: Estos títulos indican al usuario que dato proporcionar y donde debe asentarlo. Los títulos deben ser claros y breves, con términos comunes que conozcan todas las personas.
METODOS DE CODIFICACION Estos métodos son utilizados para acelerar todo el proceso, controlar los errores y reducir la entrada de los mismos; con ello las condiciones, palabras, ideas o relaciones se expresan por medio de un código el cual es un número o un símbolo breve que se utiliza en vez de una descripción más larga.
CODIGOS DE CLASIFICACION Se clasifican los datos según sus características en grupos distintos a los cuales se le dan un código específico.
CODIGOS DE FUNCIONES Señalan las actividades o trabajos a efectuar sin proporcionar todos los detalles. Por ejemplo, el diseño para el procesamiento de un archivo puede especificar la adición de registros en una transacción por medio de una A o de un 1.
CODIGOS CON SUBCONJUNTOS DE DIGITOS SIGNIFICATIVOS Un esquema de codificación bien concebido, utilizando códigos con subconjuntos de dígitos significativos, puede proporcionar mucha información tanto a la gerencia como a los usuarios. Supóngase que se asignarán números de artículo a los diferentes materiales y productos que surte o vende cierta compañía. Una manera de hacer esto es asignar números en secuencia, comenzando con el primero hasta llegar al último.
CODIGOS NEMONICOS Usan letras y símbolos del producto para describirlo en una forma visual por ejemplo el código TV-CL -21 indica un televisor de color de 21 pulgadas. La codificación de datos y transacciones disminuye el volumen de los primeros y simplifica el proceso, lo que reduce la posibilidad de cometer errores. La selección del código depende de la naturaleza de los datos y de los objetivos del analista.
METODOS DE CAPTURA DE DATOS Son los métodos utilizados para la recolección y procesamiento de datos. Existen cuatro métodos diferentes a considerar y cada uno emplea equipo y preparación de datos específicos los cuales son:
* CAPTURA DE DATOS FUENTE POR MEDIO DE PERFORADORAS: Para resumir, los siguientes son los pasos necesarios para capturar datos de un documento fuente en una perforadora: 1. Escribir los datos sobre el documento fuente. 2. Si es necesario, codificar los datos del documento fuente en una forma aceptable para el procesamiento por computadora. 3. Perforar los datos en tarjetas. 4. Verificar las tarjetas perforadas volviendo a proporcionar losdatos a la máquina de verificación, la cual los compara con losdatos ya perforados. 5. Agrupar las tarjetas en un lote para que la computadora las lea y procese. 6. Validar los datos a medida que la computadora los lee para su procesamiento. 7. Procesar los datos.
*CAPTURA DE DATOS FUENTE CON DISPOSITIVOS TECLADO-ALMACENAMIENTO: En resumen, los pasos necesarios para capturar datos de un documento fuente en un ambiente que utiliza dispositivos teclado-almacenamiento son los siguientes: 1. Escribir los datos sobre el documento fuente. 2. Si es necesario, codificar los datos del documento fuente en un formato aceptable para su procesamiento por computadora. 3. Procesar directamente la cinta o disco que contiene los datos. No se necesitan más pasos para proporcionar los datos a la compu­tadora. 4. Validar los datos a medida que éstos son leídos por la computa­dora para su procesamiento. (Algunos pasos de la validación se llevan a cabo durante la entrada.) 5. Procesar los datos. *CAPTURA DE DATOS FUENTE CON UN SCANNER: Los siguientes son los pasos necesarios a seguir para capturar datos de un documento fuente en un ambiente OCR: 1. Escribir los datos en el documento fuente. 2. Formar un lote de documentos fuente y leerlos para su procesa­miento por computadora. 3. Validar los datos conforme se van leyendo para su procesa­miento. (Parte del proceso de validación se realiza durante la fase de entrada de datos.) 4. Procesar los datos.
* ENTRADA DIRECTA A TRAVES DE TERMINALES INTELIGENTES: Los pasos necesarios para capturar datos, utilizando para ello terminales (ya sea en línea o diferido en línea), son los siguientes: 1. Proporcionar los datos en la terminal. 2. Validar los datos conforme se ingresan en la terminal. 3. Procesar los datos (si el procesamiento es diferido, las transaccio­nes se acumulan en un lote que después será procesado). El lector óptico puede hacer más rápida la preparación y entrada de los datos. Dado que los costos del equipo varían, el analista debe considerar el lado económico de cualquier decisión relacionada con los métodos de entrada. Sin embargo, generalmente es cierto que los altos costos de mano de obra disminuyen con mejores métodos de entrada, aun si se consideran los costos iníciales del equipo.